MS WORD umožňuje veľmi praktické spojenie zdroja dát (napríklad adries uložených v súbore programu Excel, alebo inom tabuľkovom, textovom či databázovom súbore) a hlavného dokumentu, v ktorom sú nahrádzané premenlivé položky konkrétnými údajmi zo zdroja dát. Takto môžeme tlačiť obálky, menovky, posielať to isté oznámenie mnohým osobám s inou adresou.

• Postup môžeme vysvetliť na príklade "pozvánky na stretnutie absolventov gymnázia". Pozvánky sa budú líšiť len oslovením a adresou absolventa, adresy máme uložené v nejakej databáze, alebo ich napíšeme priamo v programe Word.

Pomocník hromadnej korešpondencie - (príkaz NÁSTROJE / ...) sa skladá z troch bodov:

1. Hlavný dokument - v našom prípade samotná pozvánka, ktorá pozostáva zo všeobecného textu (čo, kde, kedy), ale jej súčasťou je aj adresa študenta a jeho oslovenie vlastným menom:

2. Zdroj údajov - Stlačením tlačidiel NAČÍTAŤ ÚDAJE/VYTVORIŤ ZDROJ DÁT v pomocníkovi ponecháme, prípadne doplníme nasledujúce polia v zozname polí: Meno, Priezvisko, Ulica, Číslo, Mesto, PSČ. Ostatné polia zo zoznamu odstránime. Po potvrdení OK doplníme všetky položky adries všetkých absolventov 4.D triedy. Pri zlúčení pozvánky s adresami môžeme využiť panel nástrojov hromadnej korešpondencie:

V hlavnom dokumente potrebujeme namiesto adresy a oslovenia konkrétneho žiaka vložiť zlučovacie polia. Označíme myšou "Jožko" a namiesto neho vložíme zlučovacie pole "Meno" zo zoznamu v paneli nástrojov. Takto postupujeme pre celú adresu a oslovenie. Náš dokument bude vyzerať asi takto:

3. Zlúčiť údaje s dokumentom - Príkazom NÁSTROJE / HROMADNÁ KOREŠPONDENCIA môžeme opraviť, doplniť zdroj dát. Zlúčenie môžeme previesť do nového súboru, alebo na tlačiareň.